Economy, Efficiency, and Effectiveness Audit (Ekonomi, Efisiensi, dan Efektivitas Audit)

Economy, Efficiency, and Effectiveness Audit

(Ekonomi, Efisiensi, dan Efektivitas Audit)

Pendahuluan

Audit yang dilakukan pada sektor publik pemerintah berbeda dengan yang dilakukan pada sektor swasta. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya perbedaan latar belakang institusional dan hukum, dimana audit sektor publik pemerintah mempunyai prosedur dan tanggung jawab yang berbeda serta peran yang lebih luas dibanding audit sektor swasta (Wilopo, 2001).

Secara umum, ada tiga jenis audit dalam audit sektor publik, yaitu audit keuangan (financial audit), audit kepatuhan (compliance audit) dan audit kinerja (performance audit). Audit keuangan adalah audit yang menjamin bahwa sistem akuntansi dan pengendalian keuangan berjalan secara efisien dan tepat serta transaksi keuangan diotorisasi serta dicatat secara benar. Audit kepatuhan adalah audit yang memverifikasi/memeriksa bahwa pengeluaran-pengeluaran untuk pelayanan masyarakat telah disetujui dan telah sesuai dengan undang-undang peraturan. Dalam audit kepatuhan terdapat asas kepatutan selain kepatuhan (Harry Suharto, 2002). Dalam kepatuhan yang dinilai adalah ketaatan semua aktivitas sesuai dengan kebijakan, aturan, ketentuan dan undang-undang yang berlaku. Sedangkan kepatutan lebih pada keluhuran budi pimpinan dalam mengambil keputusan. Jika melanggar kepatutan belum tentu melanggar kepatuhan. Audit yang ketiga adalah audit kinerja yang merupakan perluasan dari audit keuangan dalam hal tujuan dan prosedurnya. Audit kinerja memfokuskan pemeriksaan pada tindakan-tindakan dan kejadian-kejadian ekonomi yang menggambarkan kinerja entitas atau fungsi yang diaudit. Audit kinerja merupakan suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif, agar dapat melakukan penilaian secara independen atas ekonomi dan efisiensi operasi, efektifitas dalam pencapaian hasil yang diinginkan dan kepatuhan terhadap kebijakan, peraturan dan hukum yang berlaku, menentukan kesesuaian antara kinerja yang telah dicapai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak pengguna laporan tersebut.

Value For Money Audit (VPM Audit), adalah cara lain disamping Conventional Audit yang dilakukan untuk melakukan pertanggungjawaban kepada publik oleh lembaga-lembaga pemerintah. Berbeda dengan pendekatan konvensional yang lingkupnya hanya sebatas audit terhadap keuangan dan kepatuhan (financial and compliance audit), VPM audit mempertimbangkan bahwa pentingnya dilakukan audit kinerja (performance audit). Hal-hal yang terkait performance audit adalah ekonomi, efisiensi, dan efektivitas. Audit ekonomi dan efisiensi disebut management audit, atau sering juga disebut dengan operational audit, sedangkan audit efektivitas disebut program audit. Dikenal juga istilah lain bagi performance audit, yaitu 3E’s audit (economy, efficiency, and effectiveness audit). Bagi kedua pendekatan yang telah disebutkan, terdapat lima tahap dalam pelaksanaan audit, yaitu 1) Perencanaan audit, 2) me-review sistem akuntansi dan pengendalian interen. 4) pelaksanaan audit, 5) Penyampaian laporan.

Definisi

§  Audit dalam audit keuangan

Suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai asersi atas tindakan dan kejadian ekonomi, kesesuaiannya dengan kriteria atau standar yang telah ditetapkan dan kemudian mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak pengguna laporan tersebut.

§  Audit kinerja

Suatu proses sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif, agar dapat melakukan penilaian secara independen atas ekonomi dan efisiensi operasi, efektivitas dalam pencapaian hasil yang diinginkan, dan kepatuhan terhadap kebijakan, peraturan dan hukum yang berlaku, menentukan kesesuaian antara kinerja yang telah dicapai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya, serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak pengguna laporan tersebut. Audit kinerja mencakup:

·         Ekonomi

Pemanfaatan atas sesuatu yang bernilai seperti biaya, waktu, tenaga, atau lainnya yang berharga. Konsep ekonomi memastikan bahwa biaya input yang digunakan dalam operasional organisasi dapat diminimalkan.

·         Efisiensi

Ketepatan cara untuk mengerjakan atau memanfaatkan atau mengoptimalkan sesuatu atau menghasilkan sesuatu dengan tepat dan cepat serta berdaya guna dengan tidak mengorbankan biaya, waktu, tenaga, atau lainnya dalam tujuan memeperoleh hasil yang terbaik. Konsep efisien memastikan bahwa output yang maksimal dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia.

·         Efektivitas

Suatu keadaan yang meunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu, konsep efektif berarti bahwa jasa yang disediakan /dihasilkan oleh organisasi dapat melayani kebutuhan pengguna jasa dengan tepat.

Audit Kinerja

Pada audit kinerja, kegiatan pemeriksaan terhadap pengelolaan organisasi sektor publik terutama didasarkan pada tiga elemen, yaitu ekonomi, efisiensi, dan efektivitas. Penekanan kegiatan audit pada ekonomi, efisiensi, dan efektivitas suatu organisasi memberikan ciri khusus yang membedakannya dengan audit jenis lain. Karakteristik audit kinerja yang merupakan gabungan antara audit manajemen dan audit program dapat digambarkan sebagai berikut.

3E

Efektivitas

Efisiensi

Ekonomi

Audit Program

Audit Manajemen

Audit Kinerja/ Value for Money Audit

 

Ekonomi dan Efisiensi

Konsep yang pertama dalam pengelolaan organisasi sektor publik adalah ekonomi, yang berarti pemerolehan input dengan kualitas dan kuantitas tertentu pada harga yang terendah. Ekonomi merupakan perbandingan input dengan input value yang dinyatakan dalam satuan moneter. Ekonomi terkait dengan sejauh mana organisasi sektor publik dapat meminimalisir input resources yang digunakan, yaitu dengan menghindari pengeluaran yang boros dan tidak produktif.

Konsep kedua dalam pengelolaan organisasi sektor publik adalah efisiensi, yang berarti pencapaian output yang maksimum dengan input tertentu atau penggunaan input yang terendah untuk mencapai output tertentu. Efisiensi merupakan perbandingan output/input yang dikaitkan dengan standar kinerja atau target yang telah ditetapkan.

Dapat disimpulkan bahwa ekonomi mempunyai arti biaya terendah, sedangkan efisiensi mengacu pada rasio terbaik antara output dengan biaya (input). Karena output dan biaya diukur dalam unit yang berbeda, maka efisiensi dapat terwujud ketika dengan sumber daya yang ada dapat dicapai output yang maksimal atau output tertentu dapat dicapai dengan sumber daya yang sekecil-kecilnya.

Audit ekonomi dan efisiensi bertujuan untuk menentukan :

(1)   Apakah suatu entitas telah memperoleh, melindungi, dan menggunakan sumber dayanya secara ekonomis dan efisien (seperti penggunaan gedung kantor, karyawan, peralatan kantor);

(2)   Penyebab terjadinya praktik-praktik yang tidak ekonomis atau tidak efisien, termasuk ketidakmampuan organisasi dalam mengelola sistem informasi, prosedur administrasi, dan struktur organisasi.

The General Accounting Office Standards memberikan penegasan bahwa audit ekonomi dan efisiensi dilakukan dengan mempertimbangkan dampak entitas yang diaudit tersebut telah memenuhi kriteria berikut :

a.    Mengikuti ketentuan pelaksanaan pengadaan yang sehat;

b.   Melakukan pengadaan sumber daya (baik jenis, mutu, dan jumlah) sesuai dengan kebutuhan pada biaya terendah;

c.   Melindungi dan memelihara semua sumber daya yang ada secara memadai;

d.   Menghindari duplikasi pekerjaan atau kegiatan yang tanpa tujuan atau kurang terdapat kejelasan tujuan;

e.    Menghindari adanya pengangguran sumber daya atau jumlah pegawai yang berlebihan;

f.    Menggunakan prosedur kerja yang efisien;

g.    Menggunakan sumber daya (staf, peralatan, fasilitas) yang minimum dalam menghasilkan dalam menyerahkan barang/jasa dengan kuantitas dan kualitas yang tepat.

h.   Mematuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan perolehan, pemeliharaan, dan penggunaan sumber daya negara;

i.     Melaporkan ukuran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan mengenai kehematan dan efisiensi.

Pada audit ekonomi dan efisiensi, ukuran kinerja manajer dapat dilihat dari output ideal yang dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan. Namun dalam praktiknya, tidak jarang output organisasi sektor publik tidak dapat dinyatan secara eksplisit. Bila terjadi keadaan semacam itu, auditor harus dapat menentukan apakah nantinya biaya yang telah dianggarkan dapat menghasilkan output yang lebih besar atau lebih rendah.

          Untuk dapat mengetahui apakah suatu organisasi telah menghasilkan output yang ideal, dengan optimalisasi sumber daya yang dimilikinya, auditor dapat membandingkan output yang telah dicapai dengan 1) Standar yang ditetapkan sebelumnya, 2) Kinerja pada tahun sebelumnya, 3) Unit lain pada organisasi yang sama.

Efektivitas

Konsep yang ketiga dalam pengelolaan organisasi sektor publik adalah efekivitas. Efektivitas berarti tingkat pencapaian hasil program dengan target yang ditetapkan. Efektivitas merupakan perbandingan antara outcome dengan output. Outcome seringkali dikaitkan dengan tujuan (objectives) atau target yang hendak dicapai. Jadi dapat dikatakan bahwa efektivitas berkaitan dengan pencapaian tujuan.

Sedangkan menurut Audit Commission (1986) disebutkan bahwa efektivitas berarti menyediakan jasa-jasa yang benar sehingga memungkinkan pihak yang berwenang untuk mengimplementasikan kebijakan dan tujuannya (Mardiasmo, 2002). Audit efektivitas bertujuan untuk menentukan tingkat pencapaian hasil atau manfaat yang diinginkan, kesesuaian hasil dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya dan menentukan apakah entitas yang diaudit telah mempertimbangkan alternatif lain yang memberikan hasil yang sama dengan biaya yang paling rendah.

Tujuan pelaksanaan audit efektivitas atau audit program adalah :

a.    Menilai tujuan program apakah sudah memadai dan tepat, baik kepada program yang baru akan berjalan, maupun yang sudah berjalan;

b.   Menentukan tingkat pencapaian hasil suatu program yang diinginkan;

c.   Menilai efektivitas program dan/atau unsur-unsur program secara terpisah/sendiri-sendiri;

d.   Mengidentifikasi factor yang menghambat pelaksanaan kinerja yang baik dan memuaskan;

                                                                                                                                                                            

e.    Menentukan apakah manajemen telah mempertimbangkan alternatif untuk melaksanakan program yang mungkin dapat memberikan hasil yang lebih baik dan dengan biaya yang lebih rendah;

f.    Menentukan apakah program tersebut saling melengkapi, tumpang-tindih, atau bertentangan dengan program lain yang terkait;

g.    Mengidentifikasi cara untuk dapat melaksanakan program tersebut dengan lebih baik;

h.   Menilai ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk program tersebut;

i.     Menilai apakah sistem pengendalian manajemen sudah cukup memadai untuk mengukur, melaporkan, dan memantau tingkat efektivitas program;

j.     Menentukan apakah manajemen telah melaporkan ukuran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan mengenai efektivitas program. 

Efektivitas berkenaan dengan dampak suatu output bagi pengguna jasa. Untuk mengukur efektivitas suatu kegiatan harus didasarkan pada kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika hal ini belum tersedia, auditor bekerja sama dengan manajemen puncak dan badan pembuat keputusan untuk menghasilkan kriteria tersebut dengan berpedoman pada tujuan pelaksanaan suatu program. Meskipun efektivitas suatu program tidak dapat diukur secara langsung, ada beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk mengevaluasi pelaksanaan suatu program, yaitu mengukur dampak/pengaruh, evaluasi oleh konsumen dan evaluasi yang menitikberatkan pada proses, bukan pada hasil.

Tingkat komplain dan tingkat permintaan dari pengguna jasa dapat dijadikan sebagai pengukuran standar kinerja yang sederhana untuk berbagai jasa. Evaluasi terhadap pelaksanaan suatu program hendaknya mempertimbangkan apakah program tersebut relevan atau realistis, apakah ada pengaruh dari program tersebut, apakah program telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan apakah ada cara-cara yang lebih baik dalam mencapai hasil.

Kategori Kegiatan Value for Money audit:

1.    By-product VFM work

Pekerjaan value for money audit yang merupakan tujuan sekunder di samping pekerjaan-pekerjaan utama yang lebih penting, pekerjaan ini biasanya kurang terstruktur dibandingkan dengan kegiatan/tugas yang lainnya. Tipe pekerjaan ini biasanya berupaya untuk mencari penghematan-penghematan dengan jalan melakukan sedikit perubahan dalam praktik kerja. Perubahan yang dilakukan mungkin hanya sebagian kecil tapi seringkali memiliki manfaat yang substansial.

2.    An “Arrangement Review”

Pekerjaan value for money audit yang dilakukan untuk menjamin/memastikan bahwa klien telah melakukan tugas administrasi yang diperlukan untuk mencapai value for money.

3.    Performance review

Pekerjaan yang dilakukan untuk menilai secara objektif value for money yang telah dicapai oleh klien dan membandingkannya dengan criteria (pembanding) yang valid. Penilaian terhadap kinerja klien dapat dilakukan dengan membandingkan hasil yang telah dicapai dengan kinerja masa lalu, target yang telah ditetapkan sebelumnya atau kinerja organisasi sejenis lainnya.

Syarat pelaksanaan audit kinerja

          Untuk melaksanakan proses audit kinerja pada organisasi sektor publik diperlukan syarat-syarat sebagai berikut :

1.    Auditor (orang atau lembaga yang melakukan audit), auditee (pihak yang diaudit), dan recipent (pihak yang menerima hasil audit).

Pihak auditor sering disebut sebagai pihak pertama, yang memegang peranan utama dalam pelaksanaan audit kinerja karena dapat mengakses informasi keuangan dan informasi manajemen dari organisasi yang diaudit, memiliki kemampuan professional dan independensi. Auditor dan auditee harus berusaha menjaga independensi tersebut sehingga tujuan audit dapat tercapai.

Pihak auditee biasanya terdiri dari manajemen atau pekerja suatu organisasi yang bertanggungjawab kepada recipent dan biasa disebut pihak kedua,

Recipent merupakan pihak-pihak yang menerima laporan dan biasa disebut pihak ketiga yang terdiri dari beberapa kelompok antara lain : tingkatan yang lebih tinggi dalam organisasi yang sama, dewan komisaris, stockholders, masyarakat, dan investor baik secara individual maupun kelompok.

2.    Hubungan akuntabilitas antara auditee (subordinate) dan audit recipent (otoritas yang lebih tinggi).

3.    Independensi antara auditor dengan auditee.

4.    Pengujian dan evaluasi tertentu atas aktivitas yang menjadi tanggung jawab auditee oleh auditor untuk audit recipient.

Hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam audit kinerja (beserta fungsi yang terjadi) :

Pihak Pertama : Auditor

Pihak Ketiga : pihak yang menuntut adanya akuntabiitas

Pihak Kedua : Entitas yang diaudit

Fungsi akuntabilitas

Fungsi audit

Fungsi atestasi

Orang yang menguji akuntabilitas pihak kedua untuk pihak ketiga dan melaporkan kepada piahk ketiga

Entitas menurut akuntabilitas pihak kedua dan menerima laporan hasil pengujian akuntabilitas dari pihak pertama

Entitas bertanggungjawab pada pihak ketiga dan akuntabilitas tersebut diuji oleh pihak pertama

 

Prosedur utama pelaksanaan praktik auditing kinerja organisasi secara komprehensif

1.    Management and Technical Review

Telaah fungsi manajemen secara umum mengenai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan metode/teknik khusus yang digunakan oleh entitas untuk menentukan apakah:

a.    Rencana yang matang telah dikembangkan untuk mencapai hasil yang diinginkan

b.   Terdapat struktur yang memadai tentang wewenang dan tanggung jawab manajemen

c.   Manajemen telah secara jelas mengkomunikasikan ekspektasinya kepada pihak-pihak yang bertanggungjawab atas operasi

d.   Pelaksanaan diawasi dan dievaluasi secara regular dengan menggunakan criteria yang memadai sehingga varian dari rencana dapat dideteksi dan dikoreksi tepat pada waktunya.

2.    Special studies

Telaah yang diarahkan untuk mencapai kesesuaian terhadap spesifikasi tertentu sesuai dengan permintaan. Sebagai contoh, special studies mungkin dilaksanakan untuk:

a.    Penelitian mengenai dugaan terjadinya kesalahan atau kecurangan

b.   Menilai kecukupan pengendalian internal dalam system informasi manajemen atau akuntansi yang diterapkan

c.   Konsultasi dengan manajemen berkaitan dengan masalah keuangan khusus atau berkaitan dengan masalah kinerja

d.   Mengevaluasi penggunaan dana untuk kegiatan investasi yang mungkin berpengaruh terhadap operasi organisasi di masa mendatang

Standar audit kinerja terhadap lembaga pemerintah menurut Standar Audit Pemerintahan adalah sebagai berikut:

1.    Standar Umum

a.    Staff yang ditugasi untuk melaksanakan audit harus secara kolektif memiliki kecakapan professional yang memadai untuk tugas yang disyaratkan

b.   Dalam semua hal yang berkaitan dengan pekerjaan audit, organisasi/lembaga audit dan auiditor, baik pemerintah maupun akuntan public, harus independen (secara organisasi maupun secara pribadi), bebas dari gangguan independensi yang bersifat pribadi dan yang diluar pribadinya (ekstern), yang dapat mempengaruhi independensinya, serta harus dapat mempertahankan sikap dan penampilan yang independen

c.   Dalam pelaksanaan audit dan penyususunan laporannya, auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya secara cermat dan seksama.

d.   Setiap organisasi/lembaga audit yang melaksanakan audit yang berdasarkan SAP ini harus memiliki system pengendalian intern yang memadai, dan system pengendalian mutu tersebut harus di-review oleh pihak lain yang kompeten (pengendalian mutu ekstern)

2.    Standar pekerjaan lapangan audit kinerja

a.    Perencanaan

b.   Supervisi

c.   Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan

d.   Pengendalian Manajemen

3.    Standar pelaporan audit kinerja

a.    Bentuk

b.   Ketepatan Waktu

c.   Isi Laporan

d.   Penyajian Laporan

e.    Distribusi Laporan